自分で調べない上司に疲れたら

どうも～ みぃこです。

自分で確認できることを毎回聞かれると、仕事が止まるだけでなく、気持ちまでじわじわ削られてしまいますよね。

自分で調べない上司に疲れる理由

事務の仕事をしていると、いろんな人から質問されます。

それ自体は仕事のうちですし、最初の1回、2回なら「はいはい、ここですよ」と説明できます。

でも問題は、何度も同じことを聞かれるときです。

「このサイトのID、何だったっけ？」
「FAXってゼロ発信？」
「番号って2回入れるんだっけ？」

しかも、前にも説明している。
確認方法も伝えている。
画面を見ればわかる。
メモも貼ってある。

それなのに、また聞かれる。

これが続くと、ただの質問ではなく、こちらの集中力を毎回持っていかれる出来事になります。

何度も聞かれると仕事が止まる

たとえば、私の場合はFAXのゼロ発信でした。

毎月のように聞かれるんです。

「FAXってゼロ発信？」
「番号は2回入れるの？」
「2回目もゼロいるの？」

最初は普通に答えます。

「はい。ゼロ発信です」
「はい。2回ともゼロ発信です」

でも翌月も、また同じ質問。
その次の月も、また同じ質問。

もう心の中では、そっと白目をむいております。

そして最終的には、複合機の前にいる上司から名前を呼ばれた段階で、質問の中身を聞く前に答えてみました。

「ゼロ発信で～す。2回ともゼロ発信で～す」

すると、上司は少し苦笑い。
その後、このFAXの件では同じことを聞かれなくなりました。

笑い話みたいですが、毎回仕事を止められる側は、じわじわ疲れます。

こちらは今まさに入力していたり、確認作業をしていたり、頭の中で段取りを組んでいたりします。

そこへ急に声をかけられると、作業の流れが切れます。
そして、また元の作業に戻るのにも時間がかかります。

小さな中断でも、何回も続くとけっこう重いんですよね。

イライラするのは心が狭いからではない

こういうとき、つい思ってしまいませんか。

「これくらいでイライラする私が悪いのかな」
「上司なんだから、もっと優しく対応しないといけないのかな」
「でも、毎回はしんどい……」

私もそうでした。

でも、イライラするのは心が狭いからではありません。

同じことを何度も聞かれると、こちらはそのたびに作業を止めて、説明して、また集中し直す必要があります。

つまり、ただ質問に答えているだけではなく、
「中断される」
「思考を切り替える」
「また戻す」
という負担が毎回発生しているんです。

これは疲れて当然です。

何回も同じことを聞かれると、答えるだけなのに疲れてくるんだよね

ぴこるん

わかる・・・
仕事の手が止まるのが、地味にしんどいんだよね

覚えてもらうより仕組みにする

もうひとつ、私が困っているのがサイトのID確認です。

その上司自身もサイトにアクセスしています。
登録情報をクリックすれば、IDは見られます。

それも何度も説明しました。

「ここです」
「登録情報を押すと見られますよ」

でも、また聞かれます。

そこでメモを貼ったり、手順を置いたりするわけですが、それでも聞かれることがあります。

ここで大事なのは、相手に「覚えてください」と期待しすぎないことです。

もちろん、覚えてくれたら助かります。
自分で確認してくれたら、こちらも本当にラクです。

でも、現実には覚えてくれない人もいます。

だから、こちらの負担を減らすには、
「毎回口で説明する」から
「見ればわかる形にする」へ変えていくのが現実的です。

毎回対応をラクにする工夫

私がやってみて、少しラクになった工夫があります。

まず、よく聞かれる内容は、短いメモにしておきます。

たとえばFAXなら、

• FAXはゼロ発信
• 番号は2回入力
• 2回ともゼロをつける

これだけで十分です。

長い説明書にすると、読まれません。
ここ、大事です。
説明は親切にしすぎるほど、逆に見てもらえないことがあります。

ID確認なら、

• IDは「登録情報」をクリック
• 画面のここに表示されます

というように、できれば画面近くに貼ります。

それでも聞かれたら、毎回全部説明するのではなく、

「登録情報のところにあります」
「FAXのメモどおりで大丈夫です」

と、見る場所に案内します。

ポイントは、こちらが答えを全部言い続けないことです。

毎回こちらが答えてしまうと、相手は「聞けばすぐわかる」となってしまいます。

なので、少しずつ
「私に聞く」ではなく
「メモを見る」
「画面を見る」
に流れを変えていきます。

それでもしんどいときの考え方

とはいえ、全部うまくいくわけではありません。

メモを貼っても聞かれる。
手順を置いても聞かれる。
「そこに書いてありますよ」と言っても、また聞かれる。

あります。
ありますとも。

そういうときは、上司を変えることに全力を使いすぎないのも大事です。

相手を変えようとすると、こちらがさらに疲れます。

だから私は、こう考えるようにしています。

「上司に完璧に覚えてもらう」のではなく、
「自分の消耗を少し減らす」ことを目標にする。

たとえば、毎回ていねいに一から説明しない。
見る場所をひと言で伝える。
よくある質問はメモ化する。
急ぎでない質問なら、今すぐ手を止めずに「少し待ってください」と言う。

これだけでも、少し自分を守れます。

みぃこ

相手に覚えてもらおうとがんばりすぎると、こっちが疲れちゃうよね

ぴこるん

うん
まずは、毎回ぜんぶ説明しなくていい形にしておくといいかもね

まとめ

• 何度も同じことを聞かれると、疲れて当然
• 毎回ぜんぶ説明せず、見る場所を伝える
• よく聞かれることは、短いメモにしておく
• 覚えてもらうより、仕組みにする
• 自分の仕事を止めすぎない工夫も大事

てな感じで～
それでは、みなさまごきげんよう～

みぃこ

昭和・平成・令和と35年以上事務のお仕事を続けている、「めんどくさがりアラ還」です。 長年の社会人生活の中で、いろいろな経験をしてきました。 その経験をふまえ、色々な思いが増え続け、次のステージに上がるべく、AIの勉強をはじめました。