メモってそんなに必要ですか？
みぃこ
事務のお仕事やってます
電話が苦手でも大丈夫！
みぃこ
新しい職場で電話が最強の武器になる話
どうも～ みぃこです。
今日は電話応対のお話。
電話対応、苦手意識をもった方多い気がします。
「鳴るとドキッとする…」
「できれば取りたくない…」
でも実は、
新しい職場に早くなじむために、とても役立つものでもあるんです。
正直に言うと…私も最初は電話、苦手だった
相手が何を言ってるか聞き取れなかったらどうしよう…とか…
名前を聞き返すのって失礼かな…とか…
わかる〜！最初はドキドキだよね
電話は「会社の人間関係」を覚える最短ルート！
電話に出るのって、苦手という人もいれば、ただの雑用だと思っている人もいると思うんです。
でも 実は、「人の顔と名前」「部署同士の繋がり」を覚える、一番の早道なんです。
電話を取るだけで、こんなことが自然に身につく
📌 人の顔と名前が覚えられる
「〇〇さんに電話です」って伝えに行くたびに、顔と名前が一致していく。
📌 どの部署がどこと関わっているかがわかる
営業部からよくかかってくるな、とか。 経理部への電話が多いな、とか。
という会社の全体図が、スルスルと頭に入ってきて
机に座っているだけでは分からないことが、
電話を通してどんどん見えてくるんです。
たしかに～
電話って会社の人間関係の縮図みたいだね
そうそう！
「あ、この会社ってこういうふうに動いてるんだ」って 電話が教えてくれるんだよね
基本はたったの4ステップでOK！
難しく考える必要はありません。基本はこれで十分です！
- ① 電話が鳴ったら、受話器を取る
・外線なら → 会社名を言う
・内線なら → 部署名を言う - ② 相手の名前を確認する
「失礼ですが、お名前をお聞かせいただけますか？」
聞き取れなかったら、聞き返してOK （それが普通です） - ③ 誰宛かを確認して、つなぐ
顔と名前が一致しなかったら？
隣の人に「〇〇さんって、どちらの方ですか？」
って聞けばいいだけ！恥ずかしくないよ
新人なんだから当然だよ
④ 相手が不在のとき
・折り返しが必要かどうか確認する
⇒必要なら電話番号か内線番号を聞く
⇒担当者のデスクに電話メモまたはメールで伝える
なんかシンプルにまとめると 全然こわくないね？
でしょ！
あと、営業電話とかもかかってくるけど…
それはまた別の話ということで（笑）
大丈夫！ すぐ慣れます（笑）
これ、本当です。
最初の1週間はドキドキかもしれない。
でも、慣れます。絶対に。
電話を取るたびに、少しずつ自信がついてくる。
そして気づいたころには、職場のことがぐっとわかってくる。
電話って、実は新人さんへの「職場案内ツール」だったんだね
うまいこと言うね（笑） でも、ほんとそう思う
怖がらずに、まず取ってみて
そこから始まるから
最初は声が震えるくらい緊張するかもしれませんが、ただの「慣れ」です！
回数をこなせば、絶対にすぐ慣れます。大丈夫（笑） 勇気を出して、まずは目の前の受話器を取ることから始めてみましょう～
まとめ
📞 電話は、職場を最速で知るチャンス
・人の顔と名前が覚えられる
・部署のつながりが見えてくる
・基本の流れを覚えれば、あとは慣れるだけ
てな感じで～
それでは、みなさまごきげんよう～
ABOUT ME
昭和・平成・令和と35年以上事務のお仕事を続けている、「めんどくさがりアラ還」です。
長年の社会人生活の中で、いろいろな経験をしてきました。
その経験をふまえ、色々な思いが増え続け、次のステージに上がるべく、AIの勉強をはじめました。
