休んでも回る職場術

どうも～ みぃこです。

「自分がいなくても会社はまわる」
これ、冷たく聞こえる人もいるかもしれませんが、私はむしろ健全な組織の条件だと思っています。

反対に、自分がいないと仕事がまわらない体制って、働く側からするとかなりしんどいんですよね。

休みにくい、引き継ぎしにくい、気を抜けない。
しかも、その状態を“責任感があるから”で片づけてしまうと、気づかないうちにブラックな空気が育ってしまいます。

私はこれまで、急に休んでも困らないように、部内共有フォルダにマニュアルを置いたり、流れが見えるように整理したりしてきました。

だからこそ思うんです。仕事は、誰か一人の気合いで回すものじゃなくて、仕組みで回るようにしておくものだなぁって。

「あの人がいないと無理」は危険信号

職場ではよくありますよね。
「これ、○○さんしか分からない」
「その件は本人が戻らないと進まない」
「とりあえずあの人に聞こう」

こういう状態って、一見するとその人が頼られているように見えます。
でも実際は、組織としてはかなり不安定なんです。

資料が足りない、判断基準が共有されていない、結局その人に確認が集まる。そんなふうに、実質その人が要になっている状態は、本人にとっても負担が大きいんですよね。

みぃこ

ちゃんとマニュアルを置いてても、なぜか最後は人に聞きにくるのよねぇ

ぴこるん

それ、マニュアルの問題というより“聞けば早い文化”かもな

そうなんです。
整えている人ほど、「いや、囲い込んでるわけじゃないんだけど？」ってなりがち。
私もそのタイプです。

ちゃんと共有していても、偏りは起きる

ここ、けっこう大事なところです。

仕事を抱え込んでいなくても、長くその業務に関わっていたり、判断の経験値が多かったりすると、どうしても相談が集まりやすくなります。

すると、書類はある、手順もある、でも最終的には「あの人に確認」が発生する。
これ、現場ではあるあるです。

つまり問題は、個人の性格や努力不足ではなく、体制の作り方なんですよね。

誰かがきっちりしているほど、その人が穴を埋めてしまう。
結果として会社側は「回ってるから大丈夫」と思ってしまう。

いやいや、回してるのは現場の人の底力ですからね。
そこ、拍手で済まされたらたまりません。

休んでも回る職場は、やっぱり強い

本当に安心できる職場って、誰か一人が無理して支えている場所じゃないんです。

誰かが休んでも、周りが流れを見て動ける。
必要な情報がすぐ見つかる。
判断に迷ったときの基準もある。
そういう状態が理想です。

そのためには、

情報の置き場をそろえる

どこに何があるか分かるだけで、かなり違います。
共有フォルダの中が宝探し状態だと、それだけで問い合わせが増えます。

判断基準もできるだけ残す

手順だけでなく、「こういう場合はこうする」という考え方まで少し見えると、代わりの人も動きやすいです。

複数人が流れを知っている状態にする

完璧な引き継ぎじゃなくてもいいので、「ざっくり分かる人」を増やす。これだけでも安心感が違います。

頑張る人に寄りかかる体制はしんどい

まじめな人ほど、「私がやったほうが早い」と思って動いてしまいます。
ええ、分かります。
ものすごく分かります。
説明するより自分でやったほうが早い日、ありますもん。

でも、その“できる人の善意”に職場が寄りかかり始めると、じわじわ苦しくなります。
本人は休みにくくなるし、周りも育ちにくいし、会社としてもリスクが高い。

みぃこ

結局、ちゃんと残してても、回る仕組みまでは別問題なのよね

ぴこるん

そうだねぇ
資料があることと、体制が回ることはイコールじゃない

ほんとそれ。
だからこそ、「私は共有してるから大丈夫」で終わりじゃなくて、その情報で実際に回るかどうかまで見ていく必要があるんですよね。

まとめ

・会社は、誰か一人がいなくても回るのが理想
・一人に仕事が集中する体制は負担が大きい
・資料があっても、それだけで回るとは限らない
・大事なのは、実際に回る仕組みを作ること
・個人頼みではなく、組織で支えることが大切

てな感じで～
それでは、みなさまごきげんよう～

みぃこ

昭和・平成・令和と35年以上事務のお仕事を続けている、「めんどくさがりアラ還」です。 長年の社会人生活の中で、いろいろな経験をしてきました。 その経験をふまえ、色々な思いが増え続け、次のステージに上がるべく、AIの勉強をはじめました。