職場に友達は必要？
みぃこ
事務のお仕事やってます
事務仕事でAIを使うやさしい始め方
みぃこ
どうも～ みぃこです。
ここ数年でどんどん進化をとげ、
私たちの生活に着実に入り込んできている「AI」。
仕事に取り入れ、業務の効率化をはかれてますか？
AIは、難しい仕事を丸投げする道具ではなく、事務作業の「下書き」や「整理」を手伝ってくれる相棒として使えます。
今回は初心者でも試しやすい、事務仕事でのAI活用の始め方を紹介します。
AIは事務仕事の何に使えるの？
便利そうなのはわかるけれど、事務仕事でどう使えばいいのか、最初はちょっと迷いますよね。
「何を入力したらいいの？」
「間違った答えが出たらどうするの？」
「そもそも私の仕事に使えるの？」
こんなふうに感じる方も多いと思います。
私も最初は、AIどう活用すればいいのかピンときませんでした。
なんだか難しそうですし・・・
でも実際に触ってみると、AIは事務仕事を全部代わりにやってくれる魔法の道具ではなく、ちょっとした「下書き係」や「整理係」として使うと便利だなと感じました。
AIって聞くと、なんだかすごいことをしなきゃいけない気がしませんか？
わかる～でも最初は“ちょっと文章を整えてもらう”くらいで十分だよね
最初は「考える前の下書き」に使う
事務仕事でAIを使うなら、まずおすすめなのは「文章のたたき台作り」です。
たとえば、社内メールを書くとき。
頭の中では伝えたいことがあるのに、いざ文章にしようとすると手が止まることがあります。
「丁寧に書きたいけど、かたすぎるのも変かな」
「失礼にならない言い方にしたい」
「短くまとめたいのに長くなる」
こういうときに、AIに下書きを作ってもらうと助かります。
たとえば、こんな頼み方です。
「社内向けに、会議資料の提出をお願いするメール文を作ってください。やわらかく丁寧な言い方でお願いします」
すると、自分でゼロから考えるよりも、文章の形が見えてきます。
もちろん、そのまま使うのではなく、自分の職場の雰囲気に合わせて直します。
AIの文章は少しきれいすぎることもあるので、最後は自分の言葉に整えるのが大事です。
メール文や案内文を整える
AIは、メール文や案内文を整えるときにも使いやすいです。
たとえば、社内のお知らせ、提出期限の案内、持ち物の連絡などです。
毎回ゼロから書くのは、地味に時間がかかりますよね。
しかも、ちょっとした言い回しで悩むこともあります。
「きつく聞こえないかな」
「説明が足りないかな」
「もう少し短くできないかな」
そんなときは、AIにたたき台を作ってもらって、そこから自分で直す形にすると気がラクです。
たとえば、こんなふうに頼めます。
「社内向けに、健康診断の案内文を作ってください。日時、場所、持ち物がわかりやすい形にしてください」
また、すでに書いた文章を整えてもらうこともできます。
「次の文章を、やわらかく丁寧な表現に直してください」
この使い方は、AI初心者さんにもかなり試しやすいです。
自分の文章をゼロから否定される感じではなく、少し磨いてもらう感覚で使えます。
メモや文章をわかりやすく整理する
次に使いやすいのが、メモの整理です。
会議や打ち合わせのあと、メモがバラバラになっていることはありませんか？
「これ、何の話だったかな」
「結局、誰が何をするんだっけ」
「あとで見返したときにわかりにくい」
そんなときは、メモをAIに渡して、要点を整理してもらいます。
頼み方は簡単です。
「次のメモを、決定事項・やること・確認が必要なことに分けて整理してください」
これだけでも、かなり見やすくなります。
事務職は、情報を受け取って、整理して、必要な人に渡す仕事が多いですよね。
AIは、この「整理する」部分と相性がいいです。
ただし、メモを入れるときも、個人名や取引先名などはそのまま入れないほうが安心です。
必要に応じて、「Aさん」「取引先B」のように置き換えて使いましょう。
AIに頼むときのコツ
AIに頼むときは、少しだけ具体的に伝えるのがコツです。
ただ「メールを書いて」と頼むより、次のような情報を入れると使いやすい文章になりやすいです。
・誰に向けた文章か
・何を伝えたいのか
・どんな雰囲気にしたいのか
・長さはどれくらいがいいか
たとえば、
「社内の全員に向けて、提出期限をお知らせするメールを作ってください。やわらかく丁寧に、短めでお願いします」
という感じです。
人に仕事を頼むときも、目的や期限がわかると進めやすいですよね。
AIも同じで、ざっくりすぎるお願いだと、こちらの期待と少しずれることがあります。
AIにお願いするときも、人に頼むときと同じで、目的を伝えるのが大事なんですね
そうそう
“いい感じにお願い”だけだと、AIも迷子になるよ
AIに頼むときの注意点
AIは便利ですが、使うときには注意点もあります。
まず、会社の機密情報や個人情報は入れないことです。
社員名、取引先名、金額、住所、電話番号、社外秘の内容などは、そのまま入力しないほうが安心です。
使うなら、名前を「Aさん」「取引先B」などに置き換える。
数字も必要がなければぼかす。
このひと手間は大切です。
それから、AIの答えをそのまま信じすぎないことも大事です。
AIはとても便利ですが、間違ったことをそれらしく言うことがあります。
だから、事実関係や社内ルールは必ず自分で確認しましょう。
AIは「考えるのをやめる道具」ではありません。
考える前のたたき台を出してくれる道具です。
最後に確認して整えるのは、自分の役目です。
まずは小さく試せば大丈夫
最初から難しいことをしなくても大丈夫です。
まずは、
「この文章をやわらかくしてください」
「このメモを箇条書きにしてください」
「この案内文をわかりやすく整えてください」
このくらいからで十分です。
AIを使うと、仕事が一気に劇的に変わるというより、ちょっとした迷い時間が減ります。
文章の出だしで止まる時間。
メモを整理する時間。
言い回しに悩む時間。
こういう小さな時間が少し軽くなるだけでも、事務仕事ではかなり助かります。
新しいものを使うときは、最初から完璧を目指さなくて大丈夫です。
「ちょっと手伝ってもらう」くらいの気持ちで始めるのが、続けやすいと思います。
まとめ
- ・AIは事務仕事の「下書き」や「整理」に使うと始めやすい
・メール文、案内文、メモ整理は初心者でも試しやすい
・AIに頼むときは、相手・目的・雰囲気を具体的に伝える
・個人情報や会社の機密情報は入力しないように注意する
・AIの答えはそのまま使わず、最後は自分で確認して整える
てな感じで～
それでは、みなさまごきげんよう～
ABOUT ME
昭和・平成・令和と35年以上事務のお仕事を続けている、「めんどくさがりアラ還」です。
長年の社会人生活の中で、いろいろな経験をしてきました。
その経験をふまえ、色々な思いが増え続け、次のステージに上がるべく、AIの勉強をはじめました。
