事務職は“先回り”が9割

どうも～ みぃこです。

事務職の“先回り”は、特別に気が利く人だけができるものではなく、日々の小さな気づきを少しずつ積み重ねることで身につけられます。

事務職の先回りは難しいことではない

「先回りして動いてね」

事務職をしていると、こんな言葉を聞くことがあります。

でも、言われた側からすると、
「いや、その先回りって何をすればいいの？」
と思うこと、ありませんか。

私も若いころはそうでした。

言われたことをきちんとやるだけでも精一杯なのに、さらに先のことまで考えるなんて、まるで職場の未来予知みたいに感じていました。

でも長く事務の仕事をしてきて思うのは、先回りは大げさなことではないということです。

大切なのは、
「このあと誰が困りそうかな」
「次に何が必要になりそうかな」
と、ほんの少しだけ先を見ること。

それだけでも、仕事の流れはずいぶん変わります。

先回りができると仕事がラクになる理由

事務職の仕事は、ひとつひとつは小さく見えても、実は職場全体の流れを支えていることが多いです。

書類を準備する。
会議の資料をそろえる。
電話を取り次ぐ。
期限を確認する。
必要な人に伝える。

どれも地味ですが、止まると周りの人が困ります。

先回りができるようになると、急なバタバタが少し減ります。

たとえば、会議前に資料の不足に気づいておく。
締切が近い書類を、前日にそっと確認しておく。
よく聞かれる内容を、メモにまとめておく。

これだけでも、あとから慌てる回数が減ります。

事務職にとっての先回りは、完璧に未来を読むことではありません。
「慌てる前に、少し整えておくこと」なんです。

みぃこ

先回りって聞くと、すごい人がやる技みたいに感じるけど・・・

ぴこるん

でも実際は、少し早めに気づいておくだけでも十分役に立つからね～

まず見るべきは「次に困りそうなこと」

先回りが苦手な人は、まずここだけ見てみてください。

「次に困りそうなことは何か」

たとえば、こんな場面です。

会議があるなら、資料は足りているか。
来客予定があるなら、案内場所やお茶出しの流れは大丈夫か。
月末が近いなら、処理が集中しそうな仕事はないか。
上司が外出するなら、戻る時間や連絡方法は確認できているか。

難しく考えなくて大丈夫です。

仕事の前に、ほんの少しだけ
「このあと何が起きるかな」
と考えるだけで、気づけることが増えます。

私の場合、マンスリーカレンダーに何日に何の業務をやるか、提出期日は何日かを記入してます。
そうすると、逆算して何を終わらせておくか、何を準備しておくか、すぐわかります。

これだけで、当日のバタバタはかなり軽減します。

めんどくさがりの私には、朝から全力疾走するより、事前にちょっと整えるほうが合っているのです。

先回りしすぎないための注意点

ここでひとつ、気をつけたいことがあります。

先回りは大事ですが、やりすぎると自分がしんどくなります。

なんでもかんでも気づいて、全部自分で抱える。
相手が言う前に動きすぎて、かえって確認不足になる。
本当は担当外なのに、つい引き受けてしまう。

これでは、先回りというより「ひとりで背負い込み」です。

事務職は気がつく人ほど、仕事が集まりやすいです。
だからこそ、線引きも大切です。

先回りするときは、まず確認をはさみましょう。

「こちら、先に準備しておきましょうか」
「明日の会議資料、念のため確認しておきますね」
「締切が近いようですが、何かお手伝いできることありますか」

このように、ひと言そえるだけで、勝手に進めすぎるのを防げます。

気配りは大切ですが、自分をすり減らすほど頑張らなくて大丈夫です。

今日からできる小さな先回り

では、今日からできる先回りをいくつか紹介します。

まずおすすめなのは、朝いちばんに予定を見ることです。

自分の予定だけでなく、関係する人の予定も少し確認します。
会議、来客、外出、締切がある日は、必要な準備を早めに考えられます。

次に、その日に絶対処理するべき業務を確認すること。

請求書の支払処理。
来客の準備。
会議資料の作成と会議室の準備。

これを小さくメモしておくと、スポットで急に入ってきた仕事も次に同じことが起きたときに慌てません。

さらに、締切の前日に声をかけるのも効果的です。

「明日が提出日でしたので、念のため共有しますね」

このひと言で、相手も助かりますし、自分の確認にもなります。

先回りは、大きなことをしなくてもいいんです。

「少し早めに見る」
「少し早めに聞く」
「少し早めに整える」

この3つだけでも、仕事はかなりラクになります。

みぃこ

先回りって、結局は自分を助ける準備でもあるんだよね

ぴこるん

周りのためだけじゃなく、自分が慌てないためにも大切だね

先回り上手は完璧な人ではない

先回りが上手な人を見ると、なんでも気づける完璧な人に見えるかもしれません。

でも実際は、失敗しながら覚えていることも多いです。

「あの資料、先に出しておけばよかった」
「確認しておけば、二度手間にならなかった」
「月末は毎回バタつくから、次は早めにやろう」

こういう経験が、次の先回りにつながります。

私も、最初からできていたわけではありません。
むしろ、失敗してから「あ、これは次から先に見ておこう」と覚えたことのほうが多いです。

だから、今できていないからといって落ち込まなくて大丈夫です。

まずは、自分の仕事の中で
「毎回バタバタすること」
「よく聞かれること」
「締切前に慌てること」
をひとつ見つけてみてください。

そこが、先回りの入口です。

まとめ

• 事務職の先回りは、未来を読むことではなく「少し早めに気づくこと」
• 「次に誰が困りそうか」を見ると、必要な準備が見えやすくなる
• 朝の予定確認、前日チェック、よく聞かれることのメモはすぐに始めやすい
• 先回りしすぎて抱え込まないように、確認のひと言をはさむ
• 失敗したことも、次の先回りに活かせば立派な経験になる

てな感じで～
それでは、みなさまごきげんよう～

みぃこ

昭和・平成・令和と35年以上事務のお仕事を続けている、「めんどくさがりアラ還」です。 長年の社会人生活の中で、いろいろな経験をしてきました。 その経験をふまえ、色々な思いが増え続け、次のステージに上がるべく、AIの勉強をはじめました。