デスクが汚い人は仕事が遅い？
みぃこ
事務のお仕事やってます
仕事の頼まれ方で疲れ方が変わる
みぃこ
どうも～ みぃこです。
事務の仕事をしていると、いろんな人から仕事を頼まれますよね。
「これ、お願いできますか？」
「ちょっと急ぎで」
「前にもやってもらったやつなんだけど」
この“ちょっと”が、ちょっとじゃないこともあります。
仕事そのものが大変な場合もありますが、実は疲れる原因はそれだけではありません。
同じ作業でも、頼まれ方によって疲れ方がぜんぜん違うんです。
たとえば、内容がはっきりしていて、期限もわかっていて、必要な資料もそろっている仕事なら、多少手間がかかっても進めやすいです。
でも、
「急ぎでお願い」
「いい感じにやっておいて」
「わからなかったら聞いて」
と言われると、こちらは頭の中でいろいろ考えます。
何をどこまでやればいいのか。
いつまでに必要なのか。
誰に確認すればいいのか。
間違えたら困るのか。
作業に入る前から、もう少し疲れているんですよね。
仕事の中身より、“どう頼まれたか”で気疲れすること、ありますよね
あるある。ふわっと投げられると、こっちの頭がフル回転だよね
私も昔は、頼まれたらすぐに「はい」と受けていました。
もちろん、頼まれた仕事をきちんとやるのは大事です。
でも、何でもその場で受けてしまうと、あとから自分が困ることがあります。
期限が重なったり、思ったより時間がかかったり、確認する相手がいなかったり。
そして気づけば、
「あれもこれも私が抱えている」
という状態になってしまうんです。
頼まれ仕事で疲れすぎないためには、最初の受け方が大切です。
まず確認したいのは、この3つです。
・いつまでに必要か
・どこまでやればいいか
・必要な資料や情報はそろっているか
この3つを聞くだけで、かなり仕事の見通しが立ちやすくなります。
たとえば、こんな言い方です。
「確認ですが、これは今日中で大丈夫ですか？」
「どこまで仕上げればよいですか？」
「元になる資料はありますか？」
きつい言い方をしなくても大丈夫です。
確認の形にすると、相手も答えやすくなります。
ここで大事なのは、すぐに全部を背負わないことです。
頼まれた瞬間に、心の中で
「やらなきゃ」
「断れない」
「急がなきゃ」
と抱え込むと、まだ作業していないのに疲れてしまいます。
まずは、仕事の形をはっきりさせる。
それから受けるか、順番を相談するかを決める。
この流れで十分です。
もし今すぐ対応できないときは、こんな言い方も使えます。
「今、先に進めているものがあるので、終わり次第でよければ対応できます」
「今日中ですと少し厳しいので、明日の午前でも大丈夫でしょうか」
「急ぎでしたら、どちらを優先するか確認させてください」
これは断っているというより、仕事をちゃんと進めるための相談です。
事務職は、いろんな人の間に入ることが多い仕事です。
だからこそ、何でも黙って引き受けていると、自分だけが調整役になってしまうことがあります。
頼まれた仕事を大切にすることと、自分の限界を無視することは別です。
相手のためにも、自分のためにも、最初に少し確認する。
これだけで、あとからの疲れ方が変わります。
“できません”じゃなくて、“どう進めるか相談する”と思うと少し言いやすいですね
そうそう
事務の平和は、最初の確認で守られるのだ
もちろん、毎回きれいに対応できるわけではありません。
忙しい日もありますし、急に言われて焦ることもあります。
つい「はい」と言ってしまう日もあります。
でも、次に頼まれたときに、ひとつだけでも聞けたらそれで十分です。
「期限はいつですか？」
この一言だけでも、かなり違います。
仕事を頼まれるのは、信頼されている証拠でもあります。
でも、信頼されているからといって、全部を一人で抱えなくていいんです。
気持ちよく仕事を続けるためには、受け方にも工夫が必要です。
無理なく、でもきちんと。
そのちょうどいいところを、少しずつ探していきましょう。
まとめ
- ・頼まれ仕事は、内容だけでなく頼まれ方でも疲れ方が変わる
・受ける前に「期限・範囲・資料」を確認すると安心しやすい
・すぐに抱え込まず、優先順位を相談してよい
・断るのではなく「どう進めるか相談する」と考えると伝えやすい
・まずは「いつまでですか？」の一言からで十分
てな感じで～
それでは、みなさまごきげんよう～
ABOUT ME
昭和・平成・令和と35年以上事務のお仕事を続けている、「めんどくさがりアラ還」です。
長年の社会人生活の中で、いろいろな経験をしてきました。
その経験をふまえ、色々な思いが増え続け、次のステージに上がるべく、AIの勉強をはじめました。
