メモってそんなに必要ですか？
みぃこ
事務のお仕事やってます
自分用マニュアルで作業効率アップ
みぃこ
迷子にならないための「自分専用ナビ」をつくろう
どうも～ みぃこです。
新年度が始まったり、新しい業務を任されたり……
事務職にとって「覚えること」が山積みの時期ですよね。
皆さんの職場には、ちゃんとした「マニュアル」ってありますか？
「一応あるけど、5年前の画面のままで全然参考にならない！」とか、
「前任者のメモ書きが暗号すぎて解読不能……」なんてこと、
あるあるですよね（笑）
今回は、めんどくさがりの私が、実は一番「楽」をするために続けている「自分用マニュアル」の作り方についてお話しします！
迷子にならないための「自分専用ナビ」を作ろう
私は新しい仕事を教わるとき、既存のマニュアルがあろうとなかろうと、
必ず「自分用マニュアル」をイチから作ります。
なぜかって？ それは、作業の途中で「あれ、次なんだっけ？」と迷子になるあの不安な時間が、大っ嫌いだからです！
そうなると作業スピードも落ちるし、ミスも増える。
会社によっては、ちゃんとしたマニュアルがあるところもあります。
でも…
マニュアルはあるんだけど、情報が古くて…
画面が全然違う…ってこと、結構あるんだよね
なるほど…そのパターンね…
「サルでもわかる」を基準にする
私が作るマニュアルのモットーは、ズバリ「サルでもわかる」。
「これくらいわかるでしょ」という過信は禁物です。
1ヶ月後の自分は、今日の自分とは別人のように手順を忘れていますから（笑）
具体的には、こんな工夫をしています。
・画面キャプチャを贅沢に使う：文字で読むより、図で見るのが一番！
・入力箇所を赤枠で囲む：どこを見ればいいか一瞬でわかるように。
・「イレギュラー対応」こそ書き留める：普段と違うことが起きたとき、これまた手が止まってしまうので。
最初に作りこむのは、ちょっとだけ大変
でもね、一度作ってしまえば、 作業迷子になることがなくなる
タイパがいいってこと？
そう！ 「あれ、次どうするんだっけ？」って手が止まる時間がなくなるから、 作業がスムーズに進む
結果的に、自分がいちばん助かるんだよね
自分用マニュアルが「最大のタイパ」を生む理由
最初は「作るのが面倒だな」と思うかもしれません。でも、最初にちょっとだけ頑張って作り込んでおくと、驚くほどメリットがあるんです。
1. 「作業迷子」がゼロになる
手順を確認するために誰かの手を止める必要もありませんし、
「間違えたらどうしよう」というストレスからも解放されます。
2. 急なお休みでも安心
これが一番のポイント！ もし自分が急に体調を崩してお休みしても、
「このマニュアルを見てください」と言えるものがあれば、
部署の人に迷惑をかけずに済みます。
「自分にしかできない仕事」を減らすことが、実は自分を一番守ってくれるんですよね。
3. タイパ（タイムパフォーマンス）が劇的に向上
迷う時間がなくなるだけで、仕事のスピードは格段に上がります。
浮いた時間で、ゆっくりコーヒーを飲む…これぞ事務職の醍醐味です（笑）
まとめ
📋 自分用マニュアルを作るメリット
- ・作業迷子にならない
・手が止まる時間が減って、タイパがいい
・急な欠勤のときも、引き継ぎがスムーズ
・自分にも、部署にも、やさしい
サルでもわかるマニュアル、私も欲しい（笑）
作ってあげようか？
ぴこるん用「サルでもわかる・みぃこのフォローの仕方」（笑）
いらないです！！（笑）
会社のマニュアルがあってもなくても、関係ない。
自分が担当する作業は、自分でマニュアルを作る。
最初のひと手間が、あとの自分をぐっと楽にしてくれます。
てな感じで～
それでは、みなさまごきげんよう～
ABOUT ME
昭和・平成・令和と35年以上事務のお仕事を続けている、「めんどくさがりアラ還」です。
長年の社会人生活の中で、いろいろな経験をしてきました。
その経験をふまえ、色々な思いが増え続け、次のステージに上がるべく、AIの勉強をはじめました。
